4 pilares fundamentales para una sana relación CLIENTE-ASISTENTE VIRTUAL

Las Asistentes Virtuales fuimos alguna vez Asistentes o Secretarias Ejecutivas que trabajamos para compañías más grandes o más pequeñas, y que tuvimos uno o varios jefes.

Disfrutamos esa etapa en la que aprendimos mucho, trabajando largas horas (¿quién no tuvo que quedarse fuera de su horario alguna vez porque las “papas quemaban”!?), compartiendo el almuerzo con colegas, y esperando ansiosas a que se acreditara nuestro sueldo a fin de mes.

Pero un día dejamos de ser empleadas y pasamos a ser emprendedoras. A nuestra experiencia forjada en la empresa, le sumamos la capacitación. En mi caso me formé en Bureau Red, y en el año 2009 obtuve mi certificación. Equipé la oficina y salí a buscar a los primeros clientes.

Tuvimos que cambiar nuestro “mindset”: el sueldo y el aguinaldo ya no estaban, y ahora había que facturar. Pasamos de tener “jefes” a tener “clientes”.

Al cabo de 11 años de haber lanzado MB Asistencia Virtual, alguna experiencia he recogido y quisiera compartirla con mis colegas, mis clientes, y aquellos que aún no trabajan con una Asistente Virtual Certificada y están pensando en hacerlo. Tengo clientes más nuevos, y clientes con quienes trabajo desde los comienzos. Son relaciones comerciales que  fundamentalmente son relaciones humanas.

En este artículo voy a hacer hincapié en 4 pilares. Seguramente hay más, pero como “lo bueno si es breve, es dos veces bueno” me voy a concentrar sólo en 4:

  1. Construir confianza mutua: La confianza es indispensable pero no se consigue de un momento para otro. Hay que construirla poco a poco. Desde ya que partimos de la base de valores como la honestidad, el valor de la palabra, y el respeto. La confianza se basa en esos valores y va consolidándose con el conocimiento mutuo y  a través del tiempo. La confianza es un camino de dos vías: del Cliente a la AV y de la AV al Cliente. 
  2. Dar y recibir feedback: Es aconsejable establecer un proceso de feedback periódico que nos permita parar la pelota y la vorágine del día a día, y pedir al Cliente que nos dé su feedback: saber dónde estamos parados, cómo vamos llevando las cosas, si hay oportunidades de mejora en algún área. Siempre es mejor saber que ignorar, y así evitar que un día por haber acumulado pequeñas “cositas”, la relación se deteriore y sea tarde para buscar soluciones. Una encuesta o cuestionario sirven como para que queden asentadas las respuestas, y para poder medir nuestra performance. Tener también una charla luego de la encuesta para profundizar lo respondido, en la que podamos aprovechar para darle feedback al cliente también. Todos podemos mejorar.
  3. Cuidar el tiempo propio y el del otro: Si la AV está para colaborar con su cliente y que gracias a ello éste pueda liberar tiempo, significa que el tiempo es valioso. No sólo el tiempo del cliente; también el tiempo de la AV. Deberíamos establecer mecanismos de comunicación, herramientas colaborativas, y manejo de información compartida que nos permitan -a ambas partes- ser diligentes y expeditivos respetando el tiempo de todos.
  4. Uso prudente de las vías de comunicación: sabemos lo cómodo que es comunicarse por whatsapp. Veo yo misma cuánto más lo uso últimamente en comparación con años atrás. Pero hacer un buen uso de la mensajería instantánea, es un ejercicio al que debemos prestarle atención. Respetar el horario de trabajo establecido y ponderar la urgencia del asunto por el que necesito comunicarme, son fundamentales. No todo es urgente, no todo hay que decirlo ya, no todo es por whatsapp (el mail también existe!!! jaja). Es muy cómodo, pero puede ser invasivo.

¿Qué otros aspectos considerás que son fundamentales para mantener una sana relación CLIENTE-AV?

Casos de Éxito

Meller

Meller, uno de nuestros primeros clientes desde hace más de 10 años

Uno de nuestros primeros clientes y que nos acompaña desde los comienzos allá por el 2009, es Sergio Meller fundador de la firma Meller, consultora regional especializada en liderazgo, desarrollo de equipos ejecutivos, y procesos de transformación cultural. Sus clientes son empresas líderes en la región.

Sergio llegó a mí por referencias que le dio un amigo con el que habíamos trabajado juntos en una Consultora reconocida a nivel internacional, donde trabajé hacia fines de los años 90. 

Recuerdo que lo primero que Sergio nos pidió fue ayudarlo con una presentación en PowerPoint que necesitaba para una facilitación que tenía a los pocos días. Quedó conforme con el trabajo, y así fue pidiéndonos tareas similares durante un tiempo. Luego de la segunda o tercera presentación que le entregamos, coordinamos una reunión para conocernos personalmente. Nos reunimos en un bar en Palermo. Un par de cafés mediante, charlamos y analizamos  juntos cuáles eran las necesidades que tenía y de qué manera podríamos ayudarlo. Él trabajaba solo y por lo tanto había muchas cosas que necesitaba delegar.

Además de presentaciones, a Sergio le interesaba que pudiéramos ayudarlo con el material en inglés (ya que tiene clientes en Estados Unidos también), las búsquedas de información y material para la elaboración de informes ejecutivos, a gestionar su perfil en Linked-in, también la organización de viajes, la rendición de gastos, la edición de propuestas a sus clientes en español y en inglés, entre otras cosas. Con el tiempo la Consultora fue creciendo y Sergio nos fue delegando más gestiones, como la facturación, el pago a sus proveedores, el alta de su firma como proveedor en las plataformas que usan sus clientes, el punto de contacto con su estudio contable, sus pagos personales, etc. etc.

De acuerdo a la evolución de nuestro rol, el tipo de solución que le ofrecemos hoy en día a Meller es una combinación de AE, AP y AA (Asistente Ejecutiva, Personal y Administrativa).

Consultado Sergio acerca de lo que más valoraba de MB Asistencia Virtual, refirió:

  •  La calidad de su trabajo
  •  La autonomía y el criterio para tomar decisiones
  •  La confianza

En estos 10 años de trabajo con Meller, puedo decir que la relación fue creciendo y se fue nutriendo a lo largo del tiempo. Somos un business partner, alguien que tiene una función central en la gestión administrativa de la Consultora.

Para mí es un gusto enorme trabajar con Sergio. Tenemos una relación muy directa y él me honra con su confianza. He aprendido mucho de Sergio en estos 10 largos años de trabajo juntos.

Si hoy pudieras hacer una lista de asuntos que te gustaría delegar a alguien de confianza, ¿qué incluirías?

Contactanos para explorar juntos en una consulta online qué asuntos te gustaría delegarnos.

ANTES y DESPUÉS de trabajar con tu Asistente Virtual: ¡Vas a notar la diferencia!

Para una microempresa, una pyme o un profesional independiente el impacto de incorporar al equipo de trabajo a una Asistente Virtual (AV)  es muy grande.

 

Según nuestros clientes

A lo largo de estos 11 años  nuestros clientes nos han manifestado cuáles eran las situaciones que experimentaban antes de trabajar con nosotras, y cómo a partir de nuestra intervención se modificaron.  Ésta son algunas de las situaciones que expusieron:

  • Cada vez se tornaba más difícil responder correos, devolver llamados, etc.
  • Se planificaba pero al final del día quedaban temas colgados
  • A pesar de hacer grandes esfuerzos para cumplir con la lista de asuntos pendientes había cuestiones importantes que se escapaban de las manos
  • Muchas veces no podían cumplir con plazos establecidos
  • Los errores ocurrían cada vez con mayor frecuencia
  • No había tiempo para el detalle. Por falta de tiempo, se hacían las cosas en forma rápida para sacarlas del medio
  • Por «ruidos» en la comunicación, la relación con los clientes comenzaba a deteriorarse
  • No tenían tiempo para hacer marketing, networking, o planificar estrategias para su negocio
  • Trabajaban cada vez más horas y no podían compartir el tiempo que deseaban con familia y amigos
  • Estrés y frustración como consecuencia de hacerlo todo ellos

 

¿Te sentís indentificado/da con algunas de estas situaciones?

Si la respuesta es sí, te propongo coordinar una entrevista así nos contás cuáles son tus necesidades y expectativas.  Tenemos soluciones a medida que definitivamente van marcar un ANTES y un DESPUÉS en tu negocio.

Contactanos y comenzá a experimentar el DEPUÉS

 

 

 

¡Es hora!

Ya pasó la primera mitad del 2020, un año muy particular que no olvidaremos. Muchos de los objetivos que nos planteamos al comienzo de año volaron por los aires, ¿verdad?

Es tiempo de “recalcular”. De analizar cómo adaptar nuestros negocios a la nueva realidad y ver cómo repensamos estrategias y redefinimos objetivos. Hay que rediseñar el mapa de ruta.

Para que puedas poner foco en ello, contá con nuestro apoyo. Podés delegarnos muchos asuntos que te insumen tiempo y atención. Hoy más que nunca comenzar a trabajar con una asistente virtual puede ser la llave para profesionalizar tu pyme y aumentar la rentabilidad del negocio.

 

Contactanos para coordinar una consulta:

info@mbasistenciavirtual.sitiowp.com.ar

11 5331 2343

¿Ya implementaste el ECHEQ en tu empresa?

El cheque electrónico o ECHEQ es un instrumento de pago electrónico que fue lanzado al mercado hace aproximadamente un año atrás por el BCRA , y cuyo uso se incrementó notablemente en los últimos 60 días en el contexto de las restricciones en materia operativa que impone el confinamiento obligatorio por la pandemia del COVID-19, y que obligó a personas y empresas a buscar alternativas para seguir gestionando sus negocios.

¿Qué es un ECHEQ?

Es un cheque emitido y gestionado por medios electrónicos, que cumple con todos los requerimientos normativos previstos por la ley de cheques. Se asimila a una “transferencia diferida y endosable”.

¿Quiénes pueden usarlo?

Pueden usarlos personas físicas y jurídicas. El requisito para emitirlos es tener una Cuenta Corriente y para recibirlos es poseer una Cuenta Corriente, Caja de Ahorro o Cuenta Corriente Especial.

¿Qué ventajas tiene con respecto a un cheque convencional?

El ECHEQ es más cómodo, más seguro y te permite tener un mejor control de tus pagos por su trazabilidad.

  • Más cómodo: podés emitir, endosar, depositar en forma online desde donde quieras
  • Evitás traslados y filas en el banco
  • No necesitás coordinar un lugar y un horario para hacer los pagos a tus proveedores
  • Más seguro: evitás robos y extravíos
  • Menos rechazos por errores comunes que se comenten al escribir un cheque: error en la fecha, en la cifra, diferencia de firma, etc.
  • Podés seguir la trazabilidad del cheque las 24 horas, los 365 días del año desde tu homebanking
  • Se puede endosar hasta 100 veces

¿Cómo emitir y recibir un ECHEQ?

Esta infografía del BCRA explica cómo es el proceso de emitir y recibir un ECHEQ:

ECHEQ

Si todavía no usás ECHEQs, consultanos. Podemos ayudarte a gestionarlo con tu banco e implementarlo en tus procesos de pago.