Cómo organizar mejor tu tiempo

Esa sensación de pérdida de control sobre la lluvia de asuntos que a diario caen sobre nosotr@s y de los que debemos ocuparnos, puede ser desesperante. Sentir que la lista de temas pendientes nos sobrepasa y que no damos abasto sin dudas es una de las causas principales de estrés.

¿Te pasó despertarte en medio de la noche pensando en algo que olvidaste hacer durante el día? ¿O estar en la ducha y que de pronto irrumpa un pensamiento: olvidaste cancelar una reunión a tiempo, o se venció el plazo para hacer determinado trámite? Esa sensación de “no estar haciendo algo importante” es realmente muy perturbadora.

Poder establecer prioridades resulta indispensable para no perder foco y no dejar que temas sensibles o de importancia estratégica, no sean atendidos a tiempo con consecuencias negativas para nuestra vida y nuestro negocio.

Pero ¿cómo determinar cuáles son las prioridades? ¿qué es conveniente resolver antes? ¿cómo separar la paja del trigo, y no poner antes en la lista cosas que pueden esperar si lo analizamos detenidamente? Decidir el orden de las prioridades en forma efectiva es clave, ya que de la elección acertada de los asuntos que debemos atender primero que otros, depende nuestra tranquilidad, nuestra productividad y nuestra responsabilidad.

Los especialistas en productividad han desarrollado muchos métodos o sistemas para organizar las tareas pendientes estableciendo prioridades de forma efectiva. Voy a referirme a dos métodos, que en mi opinión, son los más fáciles de aplicar y que dan resultados prácticos.

Dwight D. Eisenhower fue presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961. Se le atribuye a él la creación de un método de toma de decisiones en base a la utilización de una matriz, precisamente la matriz de Eisenhower.  Esta matriz de 4 cuadrantes se utiliza para diferenciar y categorizar los temas según su urgencia y su importancia, y en consecuencia la acción a realizar según esa clasificación.

“ Primero lo primero”: Todo aquello que se deba hacer hoy es de lo primero que hay que ocuparse. Ejemplos: Asistir a una reunión con un cliente, enviar una cotización, llevar a tu hijo al médico porque está enfermo.

En este cuadrante se ubican los temas que nos acercan a lograr nuestros objetivos más importantes relacionados con el planeamiento estratégico, la planificación de carrera, la identificación de oportunidades de nuevos negocios, etc. Requieren que les dediquemos tiempo y “cabeza”, aunque no haya que hacerlo en forma urgente y se pueden agendar para más adelante. Pero ¡atención!, no patearlos para adelante siempre porque en ese caso terminaremos no haciendo lo verdaderamente importante.

Los asuntos que ubiques en este cuadrante son todos aquellos que puede hacer otra persona por vos. Todos los que pueden delegarse a una Asistente Virtual con la tranquilidad de que están en buenas manos. De esta manera, tendrás más tiempo y energía para dedicarlos a los temas de los cuadrantes rojo y verde.

Aquí ubicamos a todo lo que no es ni importante ni urgente y que conviene no perder tiempo en ellos, si lo que te falta es precisamente tiempo.

Los que incluyas en el cuadrante «PARA DELEGAR» es todo lo que una Asistente Virtual puede hacer por vos.

Brian Tracy propone el método ABCDE, una técnica para establecer prioridades de una forma muy sencilla: papel y lápiz en mano (o en una hoja de cálculo, aplicación de notas, lo que prefieras) hacer una lista de temas pendientes y colocar al lado de cada punto de nuestra lista las letras A, B, C, D y E de acuerdo a la urgencia e importancia que tengan: así lo que tenga la letra A será lo más importante y la E lo menos importante o urgente.  

Lo que lleve la letra D en tu lista es lo que podés delegarle a tu Asistente Virtual

Como vimos, una vez que hayas identificado cuáles son las prioridades, ya sea utilizando el método Eisenhower o el método ABCDE, es fácil saber qué tareas podrás delegar a tu Asistente Virtual. Dependiendo del método elegido, las tareas quedarían repartidas de esta manera:

• Revisar la ortografía de un artículo para tu blog
• Investigar en la web sobre algún tema para elaborar contenido para tus redes
• Hacer facturas
• Pedir presupuestos
• Emitir cheques
• Gestionar las cobranzas
• Preparar presentaciones
• ¡Y mucho más!

Si esta año querés tener mejor control de tu tiempo y de tu productividad, sólo hace falta que elijas el método para establecer prioridades que más te guste, que clasifiques los temas y que comiences a trabajar con una Asistente Virtual, delegándole la lista del cuadrante FUCSIA y de la letra D.