La importancia del Orden en la Administración

A principios del siglo XX Henry Feyol desarrolló la Teoría Clásica de la Administración para las empresas basada en 14 principios o lineamientos organizativos elaborados desde el punto de vista gerencial. Esta teoría hace énfasis en la estructura que debe tener una organización para lograr la eficiencia.

Desde entonces, las organizaciones han cambiado mucho y los enfoques y situaciones actuales han hecho que algunos de los principios de esta teoría hayan perdido vigencia. Sin embargo, hay algunos de esos principios que siguen siendo utilizados en las organizaciones actuales, pero adaptados a las circunstancias o situaciones del presente. 

Uno de ellos es el principio del “orden” de las cosas: cada cosa debe tener un lugar, y debe haber un lugar para cada cosa. Esto aplica a la documentación, a las herramientas y maquinarias que se utilizan en la organización. El objetivo de mantener este “orden” es poder llevar una administración eficiente de la organización.

En este sentido, ya sean los archivos físicos (en papel) o electrónicos (documentos almacenados en la computadora) necesitan tener un orden.

La tendencia es que cada vez recibimos menos correspondencia en papel por razones de conciencia ecológica y costos de envío. Además, este año, con la aparición del Covid-19, esta tendencia se acentuó ya que muchas empresas que todavía enviaban correspondencia en papel se vieron obligadas a pasar al envío a través de correo electrónico.

Los clientes de MB Asistencia Virtual que contratan nuestra soluciones Asistente Ejecutiva, Asistente Personal o Asistente Administrativa nos delegan el manejo de gran parte de la correspondencia que reciben y que envían tanto en papel como en formato electrónico. Por ejemplo, cuando hacemos pagos debemos archivar tanto las facturas como los comprobantes de pago. O cuando gestionamos la facturación y las cobranzas debemos documentar y archivar estos procesos. Son muchísimos los archivos que debemos organizar a diario de distintos clientes y sobre distintos temas.

El orden de los archivos electrónicos en nuestra gestión diaria es esencial. Para ello nuestros discos físicos y los espacios de almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive, OneDrive) donde compartimos archivos con nuestros clientes están organizados en carpetas y subcarpetas muy bien catalogadas, y los archivos con formatos consistentes, nombres claros y fechas de ejecución o modificación a la vista.  

La seguridad y resguardo de la información también son muy importantes y los garantizamos con back-ups periódicos.

Toda esta organización la hacemos sin ningún inconveniente en forma remota.

Para los clientes que necesitan el servicio de archivo de documentación física, incluimos en nuestros paquetes de servicios visitas presenciales periódicas.

Si necesitás apoyo profesional en la gestión administrativa de tu empresa o en el ejercicio de tu profesión, no dudes en contactarnos. ¡Podemos ayudarte!